אינטגרציה עם חשבוניות ישראל: מספר הקצאה בתוך המערכת שלכם
רשות המסים מורידה בהדרגה את סכום הסף שמעליו קונה בלי מספר הקצאה לא יכול לנכות מס תשומות. כל הורדה מכניסה למודל אלפי עסקים חדשים, ולכל אחד מהם השאלה אינה חשבונאית אלא מערכתית: מאיפה המספר יגיע לחשבונית.
בקצרה
מספר הקצאה נדרש כשמתקיימים ארבעה תנאים בו זמנית: סכום החשבונית מעל הסף התקף, יש בחשבונית מע"מ, המקבל הוא עוסק מורשה, והוא ביקש מספר. בלי מספר הקונה מאבד את ניכוי מס התשומות, ולכן הוא זה שדורש אותו. מבחינה טכנית, המספר מתבקש מרשות המסים דרך API עם הרשאת OAuth2 לפני שהחשבונית מופקת סופית, נשמר ברשומת החשבונית ומודפס עליה. נקודת הכשל הנפוצה היא לא ה-API אלא התרחישים סביבו: מה המערכת עושה כשהרשות לא עונה, כשמספר לא ניתן, ומי שם לב לזה.
מתי צריך מספר ומתי לא
| תנאי | מה זה אומר למערכת |
|---|
| הסכום מעל הסף | הסף נקבע בלי מע"מ ויורד לפי לוח הזמנים של הרשות. אסור לקודד אותו: זה פרמטר שהנהלת החשבונות משנה. |
| יש בחשבונית מע"מ | חשבוניות בשיעור אפס ופטורות ממע"מ לא מקבלות מספר |
| המקבל עוסק מורשה | צריך מספר עוסק מאומת של הלקוח. טעות במספר תגרום לסירוב. |
| המקבל ביקש מספר | אפשר לבקש מספר גם לחשבונית מתחת לסף. המערכת צריכה לדעת לבקש מספר לכל חשבונית, לא רק לחשבוניות שמעל הסף. |
את הסף התקף ואת לוח ההורדות מפרסמת רשות המסים, ואת הדרישות הטכניות מהתוכנה היא ריכזה בהנחיות ליצרני תוכנה. לעוסקים בבסיס מזומן יש אישור הקצאה נפרד לחשבון עסקה, אבל לא מנכים לפיו מס תשומות.
איך זה עובד טכנית
רשות המסים מספקת ממשק תכנות עם הרשאת OAuth2 במצב "בשם המשתמש". המשמעות היא שהמספר מתבקש בשם עסק מסוים, והעסק צריך לתת הרשאה לנציגים שלו באזור האישי ברשות. ההרשאה תקפה עד שנה, וכדאי לשים תזכורת לחידוש ביומן, ולא לגלות את זה דרך שגיאה.
- לכל בקשה צריך מזהה חשבונית ייחודי. שליחה חוזרת של אותה חשבונית לא אמורה ליצור בקשה נוספת.
- בבקשה מצוין מספר הרישום של תוכנת הנהלת החשבונות. מערכת עצמאית בלי רישום שולחת ערך מיוחד, וכדאי להחליט על זה מראש.
- המספר שהתקבל נשמר ברשומת החשבונית, מודפס על המסמך ונכנס לדוח PCN874.
- רשות המסים לא תקבל חשבונית שהתאריך שלה ישן ביותר משבועיים: את התאריך צריך לבדוק לפני השליחה.
- לבדיקות יש סביבת ניסוי (sandbox) וגם בקשה מרוכזת לכמה חשבוניות בבת אחת.
שגיאה מגיעה כהצלחה. בסירוב, ה-API עונה בקוד HTTP 200, וסימן הסירוב הוא מספר אישור אפס ורשימת קודי שגיאה בגוף התשובה. אינטגרציה שבודקת רק את קוד התשובה תרשום סירוב כאילו ניתן מספר. זה הדבר הראשון שאנחנו בודקים באינטגרציה של מישהו אחר.
כשרשות המסים לא עונה
לרשות יש נוהל חירום, וצריך לשלב אותו מראש, לא ביום התקלה.
- העסק מזמין מראש מלאי קטן של מספרי חירום. כל מספר הוא חד פעמי.
- מותר להשתמש במספר חירום רק אחרי כמה ניסיונות כושלים לקבל מספר רגיל, ואת הניסיונות צריך לתעד ביומן.
- אחרי שהקשר חוזר, כל חשבונית עם מספר חירום נשלחת לרשות דרך כתובת API נפרדת.
- אם המספר לא ניתן בגלל תקלה טכנית במערכות הרשות, המנהל רשאי להתיר ניכוי גם בלעדיו. יומן הניסיונות הכושלים הוא כאן ההוכחה.
תרחיש נפרד: הרשות יכולה לסרב לתת מספר אם היא חושדת בחשבונית לא כשרה. במקרה כזה מתקבלת הודעה עם אפשרויות: לבטל את הבקשה, לבצע את העסקה בלי מספר, להעביר את חובת המע"מ לקונה, או לפנות לחדר הבקרה. המערכת צריכה להציג את הסירוב לאדם, ולא לחזור על הבקשה בשקט.
איפה בדרך כלל משלבים
| מערכת | מה משתנה |
|---|
| ERP ותוכנת הנהלת חשבונות | בקשת מספר בזמן ההפקה, שמירה, הדפסה, דוח PCN874. לעיתים קרובות מספיק לעדכן את התוכנה אצל הספק, אם היא רשומה |
| מערכת חיוב עצמאית | כל המחזור: הרשאה, בקשה, יומן, מספרי חירום, שליחה חוזרת. כאן קורות הכי הרבה טעויות. |
| חנות מקוונת לעסקים | אימות מספר העוסק של הלקוח בזמן ההזמנה, בקשת מספר לפני שליחת החשבונית. |
| חיבור בין חנות ל-ERP | צריך להחליט מי מבקש את המספר. אם שתי המערכות יבקשו, המספרים יוכפלו. אם אף אחת לא תבקש, החשבונית תצא בלי מספר. |
מה אנחנו עושים
בודקים אינטגרציה קיימת לפי תרחישים, לא לפי קוד התשובה: סירוב, תקלה, חזרה, תאריך ישן, מספר לקוח שגוי, הרשאה שפגה. או בונים אינטגרציה במערכת שלכם עם יומן ונוהל חירום מהיום הראשון.
את שאלת חשבוניות הזיכוי מחליטים יחד עם רואה החשבון שלכם: המסמך הטכני של הרשות והמדריכים המעשיים לא מסכימים בנושא הזה, והמערכת צריכה לפעול לפי העמדה שהנהלת החשבונות מוכנה להגן עליה.
שאלות נפוצות
מה זה מספר הקצאה?
מספר בן תשע ספרות שרשות המסים מנפיקה לחשבונית מס. בלעדיו הקונה לא יכול לנכות מס תשומות מחשבונית שמעל הסף התקף.
מה הסף היום?
הסף מחושב בלי מע"מ ויורד לפי לוח הזמנים של הרשות. את הערך העדכני כדאי לקחת מאתר רשות המסים, ובמערכת להחזיק אותו כפרמטר שאפשר לשנות ולא כמספר בקוד.
מה עושים כשה-API של רשות המסים לא עובד?
משתמשים במספרי חירום שהוזמנו מראש אחרי כמה ניסיונות כושלים, מתעדים את הניסיונות ביומן, ואחרי שהשירות חוזר שולחים לרשות כל חשבונית כזאת. אם המספר לא ניתן בגלל תקלה ברשות, ייתכן שהניכוי יותר גם בלעדיו.
למה האינטגרציה "עובדת" ואין מספרים?
לרוב, כי הסירוב מגיע עם קוד HTTP 200. סימן הסירוב נמצא בגוף התשובה: מספר אישור אפס וקודי שגיאה. אם המערכת בודקת רק את קוד התשובה, היא מחשיבה סירוב כהצלחה.
צריך להחליף ERP?
בדרך כלל לא. אם התוכנה רשומה והספק הוציא עדכון, זה מספיק. העבודה נדרשת כשמערכת עצמאית מפיקה חשבוניות או כשכמה מערכות מפיקות חשבוניות לאותו לקוח.
SLAtech LTD